Déclaration de Confidentialité

Introduction

Co-Prev s’engage à protéger les données personnelles et à les traiter avec un soin particulier et de manière totalement transparente, dans le respect de la législation sur la protection de la vie privée.

Cette déclaration générale de confidentialité (ci-dessous, « la Déclaration de confidentialité ») a pour objectif de fournir les informations complètes relatives à cela. Elle explique comment nous collectons, utilisons et conservons les données personnelles. 

Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette déclaration de confidentialité.

Vous trouverez également des informations sur le site web de l’autorité de protection des données. Pour ce faire, suivez ce lien : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

Jusqu’au 24/05/2018, la loi du 08/12/1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et ses arrêtés d’exécution formaient la législation applicable en matière de confidentialité.

Depuis le 25/05/2018, elle a été remplacée par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

Nous voulons traiter les données personnelles de manière légale, correcte et transparente. Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles données personnelles nous traitons et à quelles fins. En outre, nous expliquons aussi vos droits afin de garantir votre vie privée et éventuellement pour améliorer vos données.

1. Qui sommes-nous?

Vos données sont traitées par Co-Prev, ayant son siège social à 1000 BRUXELLES, rue Ravenstein 4, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0408.989.810.

Si vous avez des questions supplémentaires et/ou si vous souhaitez de plus amples informations dans le cadre de la déclaration de confidentialité, vous pouvez toujours nous contacter à l’adresse e-mail info@co-prev.be.

2. Qu’est-ce que le traitement? Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Le traitement est toute opération liée à une donnée personnelle. Le traitement comporte entre autres tous les aspects relatifs à la collecte, la sauvegarde, l’organisation, la structure, le stockage, la mise à jour ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la communication via transfert, la mise à disposition en diffusant ou d’une autre façon, l’alignement ou la combinaison, le verrouillage, l’effacement ou la destruction de cette donnée.

Une donnée personnelle est toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir, par exemple, du nom d’une personne, une photo, un numéro de téléphone, un code, un mot de passe, une adresse e-mail.

3. Quelles données personnelles collectons-nous et que fait Co-Prev de ces données?

En principe, nous ne collectons que les informations de contact professionnelles, dans ce cas, les informations que vous nous communiquez.

3.1. Données que nous collectons directement

1. Les personnes occupant un mandat d’administrateur au sein de Co-Prev :

• Coordonnées: nom, prénom, langue, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction.
• Données d’identification : numéro de registre national, copie ID, adresse privée etc.
• Co-Prev collecte ces données afin de pouvoir publier un mandat d’administrateur (nominations, démissions etc.) dans le Moniteur Belge et tel qu’exigé légalement. Ces coordonnées sont aussi utilisées afin de pouvoir contacter la personne concernée dans le cadre des activités de Co-Prev : envoi d’avis juridiques et autres, notes aux membres, invitations et rapports des réunions du conseil d’administration, groupes de travail et commissions, événements etc. La base est la mise en œuvre de objectifs de l’association, tels que décrits dans les statuts.

2. Collaborateurs d’un membre de Co-Prev:

• Coordonnées: nom, prénom, langue, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction.
• Co-Prev collecte ces données dans le cadre de ses activités : envoi d’avis juridiques et autres, notes aux membres, invitations et rapports des réunions des groupes de travail et commissions, événements etc. La base, c’est la mise en œuvre des objectifs de l’association, tels que décrits dans les statuts.

3. Personnes avec lesquelles Co-Prev entre en contact dans le cadre de sa mission et de ses activités (ministres, chefs de cabinets, collaborateurs de cabinets, professeurs, autre personnel académique, syndicats, autorités, organisations périphériques, contacts de presse) :

• Coordonnées: nom, prénom, langue, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction.
• Co-Prev collecte ces données dans le cadre de sa mission et de ses activités, notamment son lobbying afin de défendre ou soigner les intérêts de ses membres de façon optimale et ceci, dans certaines questions juridiques, techniques ou autres.
• Les bases sont l’objectif statutaire et l’intérêt légitime.

4. Lorsque vous visitez notre site web :

Certaines données sur base des cookies qui sont placés.

Que sont des cookies?

Les cookies sont des petits fichiers de texte qui sont stockés sur l’ordinateur ou autre appareil lorsque vous visitez un site web ou utilisez une application. Le fichier-cookie permet de reconnaître votre browser lors de votre visite du service en ligne ou lors de votre prochaine visite. Des cookies peuvent être placés par le serveur du site web ou application que vous visitez mais aussi par des serveurs de parties tierces qui collaborent avec ce site web ou application.

Quels cookies sont utilisés par notre site web ?

Nos sites web www.co-prev.be , www.co-prev.eu et www.seed-connect.be utilisent des cookies fonctionnels (principalement des cookies temporaires) afin de permettre et/ou faciliter l’utilisation de notre site web. Vous pouvez désactiver ces cookies via votre browser mais cela peut affecter négativement le fonctionnement de ces sites web.

5. Personnes de contact d’entreprises avec lesquelles Co-Prev a conclu un contrat afin d’effectuer certains services ou missions (fournisseurs : IT, secrétariat social, imprimeur etc.) :

• Coordonnées: nom, prénom, langue, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction.
• Co-Prev collecte ces données qui sont nécessaires pour l’exécution de la relation contractuelle.

6. Personnes qui contactent Co-Prev en direct à des fins de prospection:

• Coordonnées: nom, prénom, langue, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction.
• Si vous donnez une carte de visite, vous êtes également repris dans notre base de données et Co-Prev invoque l’intérêt légitime.

3.2. Données publiques et données que nous collectons indirectement

Co-Prev traite parfois des données publiques. Il peut, par exemple, s’agir de données soumises à une obligation de publication, telle que la publication de nomination ou démission en tant qu’administrateur de l’association ou il peut s’agir de données que vous avez rendues vous-même publiques, telles que des informations sur votre site web etc.

Il peut aussi s’agir de données qui sont publiques parce qu’elles sont, par exemple, généralement connues dans votre région ou parce qu’elles sont parues dans la presse. De même, des informations de la Banque-Carrefour des Entreprises et la Centrale des bilans, par exemple, en font partie.

3.3. De même, ce que vous nous dites peut aussi être traité

Si vous nous téléphonez, notre secrétariat peut noter vos prénom, nom et numéro de téléphone/adresse e-mail afin de prévenir votre contact auprès de Co-Prev que vous avez appelé et pour optimaliser le fonctionnement interne.

4. Qui reçoit vos coordonnées?

Co-Prev traite ces coordonnées conformément aux objectifs mentionnés au point 3. Les collaborateurs au sein de Co-Prev qui ont besoin de vos coordonnées dans l’exercice de leur fonction les consulterons.

Dans des cas spécifiques, vos coordonnées sont/peuvent être aussi transmises à des tiers :

• Lors de l’organisation d’événements, Co-Prev peut transmettre vos coordonnées (telles que nom, prénom, fonction) : parties externes qui organisent l’événement et ce, pour des raisons purement organisationnelles et/ou de sécurité.
• Comptables et consultants dans le cadre d’un soutien fiscal.
• Fournisseurs de services ICT.
• Organisations où vous exercez un mandat au nom de Co-Prev.
• Organisations où, dans le cadre de votre affiliation à Co-Prev, vous êtes implicitement représenté (Conseil supérieur pour la Prévention et la Protection au travail etc.).
• Instances officielles dans le cadre d’obligations légales que Co-Prev doit remplir (SPF Economie, Moniteur Belge etc.).

5. Combien de temps vos coordonnées sont-elles conservées?

Vos coordonnées sont conservées par Co-Prev aussi longtemps que nécessaire afin d’atteindre les objectifs décrits au point 3. Les coordonnées sont supprimées dès que la relation avec Co-Prev prend fin (vous n’êtes plus actif au cabinet, vous n’êtes plus actif auprès d’un service affilié, vous n’êtes plus un contractant etc.).

Pour des raisons administratives, Co-Prev peut archiver vos données vu qu’elles ne peuvent pas être supprimées des rapports éventuels de groupes de travail, conseils d’administration etc. Vos coordonnées ne sont alors plus conservées activement.

Les membres doivent mentionner eux-mêmes quand un certain collaborateur a quitté leur service afin que Co-Prev soit au courant que ses coordonnées ne peuvent plus être utilisés dans le cadre de notre prestation de services.

Bien entendu, Co-Prev conserve vos coordonnées conformément aux éventuels délais légaux et délais éventuels de prescription qui s’appliquent.

6. Quels droits pouvez-vous exercer afin de garantir la protection de vos coordonnées?

6.1. Vous pouvez consulter vos données

Si vous souhaitez savoir quelles sont les coordonnées vous concernant sont traitées par Co-Prev, c’est possible en exerçant votre droit de regard.

Co-Prev vous donnera un aperçu le plus complet possible des coordonnées vous concernant qui sont conservées. Co-Prev peut déjà confirmer qu’aucune coordonnée de catégories spéciales n’est conservée (telles que race, origine ethnique, données sur la santé, données sur l’orientation sexuelle etc.).

6.2. Vous pouvez faire améliorer vos données

S’il y a des changements dans vos coordonnées (tels que nom, adresse, adresse e-mail), nous vous demandons de nous le signaler afin que nous puissions les améliorer ou les compléter.

6.3. Vous pouvez faire supprimer vos données

Si vous estimez que Co-Prev traite certaines coordonnées sur base illégale, ce qui veut dire sans avoir un objectif correct, vous pouvez demander de faire supprimer vos coordonnées.

En tout cas, Co-Prev a le droit de conserver vos coordonnées, même si vous demander de les supprimer, au cas où une obligation légale l’impose.

6.4. Vous pouvez demander que le traitement de vos coordonnées soit limité

Si vos données ne sont pas correctes et que vous avez demandé pour adapter vos coordonnées ou si vous estimez que Co-Prev traite vos coordonnées sur base illégale, alors vous pouvez demander une limitation du traitement de vos coordonnées.

Attention : si vous demandez une limitation du traitement, ceci peut avoir pour conséquence que vous ne puissiez plus bénéficier des services de Co-Prev.

6.5. Vous pouvez demander de transférer vos coordonnées directement à un tiers

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à Co-Prev de transférer directement à un tiers des données que vous avez-vous-même transmises à Co-Prev. L’APD prévoit cependant un certain nombre de restrictions à ce droit de sorte que cela ne soit pas applicable dans tous les cas. Cela doit évidemment être analysé au cas par cas.

6.6. Vous pouvez parfois refuser que vos données soient traitées entièrement automatiquement

Certains traitements de données et processus se font de façon totalement automatisée, sans intervention humaine.

Co-Prev n’utilise aucun traitement automatisé de coordonnées, en ce compris le profilage.

6.7. Vous pouvez retirer votre consentement

Lorsque vos coordonnées sont traitées sur base d’un consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Co-Prev supprimera alors vos coordonnées.

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs droits cités ci-dessus, prière dès lors de prendre contact avec Co-Prev via info@co-prev.be et de spécifier clairement quel droit vous souhaitez exercer.

De même, si vous avez des questions de fond quant à cette politique APD, vous pouvez vous adresser à info@co-prev.be.

De plus, nous vous informons que vous pouvez à tout moment introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle si vous estimez que Co-Prev ne respecte pas vos droits tels que décrits ici https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

7. Nous protégeons vos coordonnées

Co-Prev met tout en œuvre pour sécuriser le mieux possible vos coordonnées et pour protéger votre vie privée le mieux possible. Co-Prev prend toutes les mesures nécessaires à cet égard, autant sur un plan technique que sur un plan organisationnel.

8. Modifications de cette déclaration de confidentialité
Cette déclaration de confidentialité n’est pas un document statique. Elle peut et pourra subir un certain nombre de modification au fil du temps. La dernière version actuelle se trouve toujours sur notre site web www.co-prev.be.