Privacy Verklaring

Inleiding

Co-Prev verbindt er zich toe persoonsgegevens te beschermen en met bijzondere zorgvuldigheid en op volledig transparante wijze te verwerken met inachtneming van de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Deze algemene privacyverklaring (hieronder, “de Privacyverklaring”) heeft als doel volledige informatie omtrent het onderwerp te verstrekken. Ze licht toe hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren.

Wij nodigen u uit de tijd te nemen deze Privacyverklaring te lezen.

U zal ook informatie vinden op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit. Volg daartoe deze link: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be 

Tot 24/05/2018 vormden de wet van 08/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten de toepasselijke wetgeving inzake privacy.

Vanaf 25/05/2018 werd die vervangen worden door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). 

We willen de persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u desgevallend heeft om uw privacy te garanderen en eventueel uw gegevens te verbeteren.

1. Wie zijn we?

Uw gegevens worden verwerkt door Co-Prev, met maatschappelijke zetel te 1000 BRUSSEL, Ravensteinstraat 4, ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0408.989.810.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst in het kader van de Privacyverklaring, kan u ons steeds contacteren op het mailadres info@co-prev.be

2. Wat is verwerken? Wat is een persoonsgegeven?

De verwerking is elke bewerking met betrekking tot een persoonsgegeven. De verwerking omvat onder meer alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van dat gegeven.

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan bijvoorbeeld gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we en wat doet Co-Prev met deze gegevens?

We verzamelen in principe enkel professionele contactgegevens, in casu de informatie die u ons meedeelt.

3.1. Gegevens die we rechtstreeks verzamelen

1. Personen die een bestuursfunctie opnemen binnen Co-Prev:

• Contactgegevens: naam, voornaam, taal, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Identificatiegegevens: rijksregisternummer, kopie ID, privéadres, …
• Co-Prev verzamelt deze gegevens om een bestuursmandaat (benoemingen, ontslag…) te kunnen publiceren in het Belgisch Staatsblad, zoals dit wettelijk wordt vereist. Deze contactgegevens worden ook gebruikt om de betrokken persoon verder te kunnen contacteren in het kader van de werking van Co-Prev: verzenden van juridisch en ander advies, ledennota’s, uitnodigingen en verslaggeving van vergaderingen van de raad van bestuur, werkgroepen en commissies, evenementen, …. De grondslag is de uitvoering van de doelstellingen van de vereniging zoals omschreven in de statuten. 

2. Medewerkers van een Co-Prev -lid:

• Contactgegevens: naam, voornaam, taal, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Co-Prev verzamelt deze gegevens in het kader van haar werking: verzenden van juridisch en ander advies, ledennota’s, uitnodigingen en verslaggeving van vergaderingen van werkgroepen en commissies, evenementen, …. De uitvoering van de doelstellingen van de vereniging zoals omschreven in de statuten is de grondslag.

3. Personen met wie Co-Prev in contact komt in het kader van haar missie en activiteiten (ministers, kabinetschefs, kabinetsmedewerkers, professoren, ander academisch personeel, vakbonden, overheidsinstanties, randorganisaties, perscontacten,):

• Contactgegevens: naam, voornaam, taal, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Co-Prev verzamelt deze gegevens in het kader van haar missie en activiteiten, namelijk haar lobbywerk om in bepaalde juridische, technische en andere aangelegenheden de belangen van haar leden optimaal te verdedigen of te behartigen. Het statutair doel en het gerechtvaardigd belang zijn de grondslag.

4. Wanneer u onze website bezoekt:

Bepaalde gegevens op basis van cookies die worden geplaatst. 

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de computer of ander toestel worden opgeslagen als u een website bezoekt of gebruik maakt van een applicatie. Het cookie-bestand laat toe om uw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de online-dienst of bij volgende bezoeken. Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website of applicatie die u bezoekt, maar ook door servers van derde partijen die met deze website of applicatie samenwerken.

Welke cookies gebruikt onze website?

Onze websites www.co-prev.be , www.co-prev.eu en www.seed-connect.be gebruiken functionele cookies (in hoofdzaak tijdelijke cookies) om het gebruik van onze website mogelijk te maken en/of te vergemakkelijken. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, maar dit kan het functioneren van deze websites negatief aantasten. 

5. Contactpersonen van bedrijven waarmee Co-Prev een contract heeft gesloten teneinde bepaalde diensten of opdrachten uit te voeren (leveranciers: IT, sociaal secretariaat, printer, …):

• Contactgegevens: naam, voornaam, taal, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Co-Prev verzamelt deze gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de contractuele relatie.

6. Personen die Co-Prev rechtstreeks contacteren met het oog op prospectiedoeleinden:

• Contactgegevens: naam, voornaam, taal, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Ingeval u een visitekaartje overhandigt, wordt u eveneens opgenomen in onze database en beroept Co-Prev zich op het gerechtvaardigd belang.

3.2. Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen

Co-Prev verwerkt soms publieke gegevens. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van een benoeming of ontslag als bestuurder van een vennootschap, of het kan gaan om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …

Het kan ook gaan over gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw regio of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie van bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en de balanscentrale behoren hiertoe.

3.3. Ook hetgeen u ons meedeelt, kan worden verwerkt

Als u ons telefonisch contacteert, kan ons secretariaat uw voornaam en naam noteren en uw telefoonnummer/e-mailadres om uw Co-Prev-contactpersoon op de hoogte te brengen van uw oproepen en de interne werking te optimaliseren.

4. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Co-Prev verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. De medewerkers binnen Co-Prev, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

In specifieke gevallen worden/ kunnen uw persoonsgegevens ook (worden) doorgegeven aan derden:

• Bij het organiseren van evenementen kan Co-Prev persoonsgegevens (zoals naam, voornaam, functietitel): externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische en/of veiligheids- redenen.
• Accountants en consultants in het kader van fiscale ondersteuning.
• ICT-dienstverleners.
• Organisaties waar u een mandaat invult in naam van Co-Prev.
• Organisaties waarbij u in het kader van uw Co-Prev-lidmaatschap impliciet bent vertegenwoordigd (Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk, …).
• Officiële instanties in het kader van wettelijke verplichtingen die Co-Prev dient na te leven: (FOD Economie, Belgisch Staatsblad, …).

5. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden door Co-Prev bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken. De persoonsgegevens worden verwijderd van zodra de relatie met Co-Prev eindigt (u bent niet langer werkzaam op het kabinet, u bent niet langer werkzaam bij een aangesloten dienst, u bent niet langer een contractpartij, …).

Om administratieve redenen kan Co-Prev uw gegevens wel archiveren, vermits deze niet gewist kunnen worden uit eventuele verslagen van werkgroepen, bestuursraden, … Uw contactgegevens worden dan niet langer meer actief behouden.

De leden moeten zelf melden wanneer een bepaalde medewerker hun dienst heeft verlaten, zodat Co-Prev op de hoogte is dat zijn of haar persoonsgegevens niet meer gebruikt kunnen worden in het kader van onze dienstverlening.

Uiteraard bewaart Co-Prev uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden.

6. Welke rechten kunt u uitoefenen om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen?

6.1. U kunt uw gegevens inkijken

Wil u bekijken welke persoonsgegevens Co-Prev over u verwerkt, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen.

Co-Prev zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Co-Prev kan nu reeds bevestigen dat er geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).

6.2. U kunt uw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,), vragen we u ons dit mee te delen, zodat wij dit kunnen verbeteren of vervolledigen.

6.3. U kunt uw gegevens laten verwijderen

Indien u van mening bent dat Co-Prev bepaalde persoonsgegevens verwerkt op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, kan u vragen uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

In ieder geval is Co-Prev gerechtigd uw persoonsgegevens bij te houden, zelfs indien u vraagt om deze te verwijderen, ingeval een wettelijke verplichting dit oplegt.

6.4. U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd uw persoonsgegevens aan te passen of meent u dat Co-Prev uw persoonsgegevens verwerkt op onrechtmatige basis, dan kan u vragen om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Let op: indien u verzoekt om de beperking van verwerking, kan dit tot gevolg hebben dat u niet langer kan genieten van de dienstverlening van Co-Prev.

6.5. U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde

Indien u dit wenst, kan u aan Co-Prev vragen om de gegevens die u zelf aan Co-Prev hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde over te dragen. De AVG voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

6.6. U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd, zonder menselijke tussenkomst.

Co-Prev maakt geen gebruik van deze geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, waaronder profiling.

6.7. U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kan u deze toestemming ten allen tijde intrekken. Co-Prev zal dan uw persoonsgegevens verwijderen.

Indien u één of meerdere van de hierboven vermelde rechten wil uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met Co-Prev via info@co-prev.be  en duidelijk te specifiëren welk recht u wil uitoefenen.

Ook voor inhoudelijke vragen over deze AVG-policy van Co-Prev kan u zich richten tot info@co-prev.be.

Bovendien informeren we u dat u ten allen tijde klacht kan indienen bij de toezichthoudende autoriteit, indien u meent dat Co-Prev uw rechten zoals hierin opgenomen, niet naleeft: zie hiervoor www.gegevensautoriteit.be 

7. Wij beschermen uw persoonsgegevens

Co-Prev doet er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en uw privacy zoveel mogelijk te beschermen. Co-Prev neemt alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn.

8. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is geen statisch document. Hij kan en zal in de loop van de tijd een aantal wijzigingen ondergaan. De laatste en actuele versie is steeds te vinden op onze website www.co-prev.be.